1. 入居者への鍵の引渡
鍵の管理は防犯上の問題や犯罪防止対策上からも重要です。
2. 室内の状況確認
管理業者は、入居時に立会、借主と一緒に室内点検を行い、将来的に退去するときの原状回復時のトラブルを未然に防ぐために、鍵の引き渡し時に室内の現況を確認リストでチェックする必要があります。
賃貸管理業者は入居者が貸室に入居を開始してから退去するまで貸主と借主間の契約に付随する管理業務を、状況に応じて適切に対処しながら、入居者へのサービスを高めていくことが求められています。
居住用賃貸住宅をめぐる苦情、紛争については、賃料の改定をはじめとして、賃料の滞納、共同住宅の秩序維持、修理業務の範囲および授受される金銭の性格、金額等の不明なことなどに関して発生する場合が多いです。
※1. 高層住宅管理協会まとめマンショントラブル実態調査より
1. 契約書の控え（本人の署名、捺印のあるもの）を見せ、再確認する。
2. 連帯保証人、身内の方に連絡して注意してもらう。
3. 内容によっては、解約交渉を行う。
契約に係る金銭の授受の完了と同時に、貸主より借主にたいして鍵のの引渡を行う場合と、貸主に変わって業者を通じて引き渡される場合があります。この場合は、借主から「鍵預り証」を受領します。
鍵の引渡等について1. 原則として、鍵はすべて借主に引渡すようにします。
入居者の入れ替わりの都度、原艦などの出入り口の鍵は必ず取り換えなければいけません。なお、鍵の取替えは、防犯上問題がなければ、その都度、新品のものでなく、以前使用していた鍵でも差支えないものと考えられています。その場合は、前の入居者が使用していたものでないこと、および防犯上問題がないことをよく説明する必要があります。
2. 貸主が鍵を預かる場合、その取扱について借主と取決めておく必要があります。
鍵を賃主等が預る場合は、その目的をはっきりと説明するとともに、その鍵を使って、住宅内に立入る場合の手続きについて、予め借主と合意しておくことが必要になります。同時に貸主として当該鍵が無断でしようされないことや、盗難に逢わないよう、厳重な管理が要求されます。
3. 借主への鍵の引渡し時期について
鍵の引き渡し時期は、多くの場合、契約締結時、つまり、契約期間の開始日（入居開始可能日）以前に借主に引渡しているようです。しかし、入居開始可能日の到来を持って住宅の引渡しとなり、鍵を引き渡したにもかかわらず、当該住宅の管理責任は、入居可能日の前日までは貸主にあるので、注意が必要です。
管理報告業務（レポート作成業務）は、一般的に賃貸管理業者が不得手な分野の管理業務といわれています。 オーナーは賃貸管理業者が提出する管理報告書が適切であるか、欲しい情報が網羅されているかをチェックする必要があります。
管理業務報告書の作成1. 物件概要 所在地、構造、面積、住戸数、間取り、設備などの物件情報を網羅する。
2. 物件の入居状況表 入居者の住戸、空室、入居率などを分かりやすく表記した状況一覧表。
3. 入居者リスト 入居中の借主名、賃料、礼金、契約期間などの契約条件ンを詳細に記載したリスト。
4. 入退去の状況 解約予定および新規入居予定の入居者情報、更新予定の入居者情報。
5. 入居者募集活動の状況 入居者募集の手法、案内件数、内覧者、申込状況、入居者募集の進行状況。
6. クレーム対応状況 入居者からのクレーム受付日、内容、処理状況、発生費用などのクレーム状況について。
1. 入居者からの入金額の明細
管理費などの支出明細
2. 敷金等明細
入居者からの預り金の残高証明
入居者が退去してから、原状回復の費用負担が確定し精算を行うまで時差があるので、入居者リストとは一致しないため注意が必要
3. 未収・滞納リスト
賃料などを未納、滞納している入居者名と対象額、内容のリストおよび督促状況について記載したリスト
4. 支払請求書の写し
管理者が立替え払いを実施した請求書の写し
5. 予算実績比較表
項目ごとに収支予算と実績の比較
6. オーナーにとって関心の高い情報提供 所有物件の入居状況に影響を与えるような周辺の競合物件の動向や、新築物件の情報
1年間の管理業務の年次報告と次年度の管理業務計画の提案を含むもの
その他の緊急報告緊急かつ重要な事項については状況に応じて報告を受けたほうがよい
1. 緊急かつ重要性の高いクレーム発生
近隣からの苦情、入居者からのクレームなどで至急対応を必要とするもの。
2. 物件に係る事故の発生
物件にの損壊、住居者や第三者の事故などについての報告。
3. 解約の発生
原則として、入居者から解約予告が入ったら、すぐに貸主に報告し、併せて空室の募集の条件を決定する。
