会計業務のチェック
- 銀行印の保管方法
銀行印の保管者は理事長とし、預金通帳は会計担当理事保管として、預金の払戻しにつき相互に牽制をさせる。（ただし、管理会社に保管させることができる。） - 管理会社名義の預金口座で組合の資金を管理させてはならい。（ただし、管理会社が管理費等の収納事務を行なうにあたり必要とされる最小限の期間はこの限りではない。）
- 預金通帳の副印鑑の制度は利用しない。
- 銀行のキャッシュカードの作成を禁止する。
- 会計担当理事が複数いる場合は、役割をはっきりさせ、責任者を明確にしておく。
- 記録、計算の業務の分離をできるだけ図る。
- 通帳、現物、証憑書類相互の承認確認を定期的に行なう。
会計業務の確認ポイント
管理組合の管理者である理事長には毎年１回一定の時期に事務に関する報告をする義務が課せられており、また監事には総会において監査内容を報告する義務があります。
総会で承認された後、会計報告書および帳簿類は、年度別に整理し一定期間保管する必要があります。企業の会計における文章等の法的保存期間のような定めはありませんが万が一、過去の帳簿類を調査する際に書類等が紛失しないようマンションの管理規約や使用細則、会計処理細則で保存期間基準を定めておくことが大切です。
また、役員が１年ごとに交代することが多い管理組合においては会計に関する書類などの引継ぎも重要です。
管理組合の会計業務で毎月実施するものと年1回決算時に実施するものとのまとめを以下に示します。
| 項 目 | 毎月 |
年1回 |
原則方式を採用している場合は、当月支払う請求書をまとめて、理事長に承認をもらい支払の手続きをおこなう。 |
○ |
|
通帳や請求書・領収書などから必要な仕訳を起票する。 |
○ |
|
通帳を記帳する。 |
○ |
|
口座引き落としで支払う公共料金・リース料などの支払について領収書・引き落とし通知などと一致していることを確かめる。 |
○ |
|
通帳に記帳された入金取引について、内容を確かめ、必要な仕訳を起票する。 |
○ |
|
管理費の滞納者からの入金があった場合には内容を確認し、組合員別・月別の納付状況の補助簿に必要事項を記入する。 |
○ |
|
管理費等の滞納者へ督促をする。 |
○ （適宜） |
|
| 通帳の預金残高と帳簿の預金残高が一致していることを確かめる。 |
○ |
|
| すべての預金口座について、残高証明を入手し、帳簿残高と一致しているか確かめる。 |
|
○ |
| 理事長が交代したら、預金口座の名義人変更の手続きを行う。 |
|
○ (交代時) |
| 小口現金を利用している場合はには月末の実際の現金在高と帳簿残高が一致しているか確かめる。 |
○ |
|
| 小口現金を利用している場合には、決算月末の現金在高を実査しできれば監事に立ち会ってもらいチェックを受ける。 |
|
○ |
| 役員などが立て替えた支払があれば清算し、必要な仕訳を起票する。 |
○ |
|
| 決算にあたり、仮払金、立替金、借受金、預り金の残高の内訳を調べて清算漏れや返金遅れとなっているものがないか確かめる。 |
|
○ |
| 収入・支出項目について各勘定科目の予算額と比較する。 |
○ |
○ |
| 収入項目は、組合員別、月別の納付状況を補助簿に記入して、納付遅れがないか確かめる。 |
○ |
|
| 請求書・領収書を整理する。 |
○ |
○ |
| 前払い金・未収入金・未払金・前受金を正しく計上する。 |
○ |
○ |
| 収入項目について、あるべき金額になっているかを確かめる。 |
○ |
○ |
| 支出項目について、定額のものは予算額と一致していることを確かめ、差異が生じていた場合にはその発生理由を調べる。 |
|
○ |
| 次期予算案を作成する。 |
|
○ |
| 総会開。催日・幹事監査実施日の日程を調整する。 |
|
○ |
| 会計報告書案を作成し、内容を確かめる。 |
○ |
○ |
| 理事会に報告する |
○ |
○ |
| 監事の監査を受ける。 |
|
○ |
| 総会資料を発送する。 |
|
○ |
| 総会で報告する。 |
|
○ |
| 帳簿や会計報告書作成資料などの保管をする。 |
|
○ |
| 次の担当者へ業務の引継ぎを行う。 |
|
○ |
