マンション内で発生している問題の適切かつ迅速な解決や管理会社への依頼事項の処理など、前向きな理事会運営を行うためには円滑な役員の業務引継ぎが必要になります。管理組合の懸案事項は役員の任期をまたぐことも多く、旧役員の経験、問題意識を新役員に適切に引き継いでもらうことにより、組合全体の活性化にもつながります。
「輪番制」を導入しているマンション管理組合で、役員が「総入替」になってしまう場合、前期理事会が一生懸命取組んできた活動が、新理事会に継承される事が難しく、再度「一からの仕切り直し」になっていることが多いようです。
「一からの仕切り直し」が何期にも渡り行なわれることで、マンション管理組合独自での問題点の抽出や、改善事項が沙汰やみになり、管理会社任せの管理組合になってしまいます。
「管理会社任せ」になって問題点が山積し委託費も高止まりになっている現状を改善しようとした理事が、管理会社の変更や委託費削減などを実行しようと思っても任期間際になっているケースが多く、問題意識が引き継がれないまま次期輪番制の役員に交替してしまっているケースが多いようです。
管理会社からすると、理事会メンバーの交替は、自社に都合の悪い事を闇に葬むる良い機会でもあるため、管理会社の中には積極的に新旧理事会の引継ぎに協力しない会社もあるようです。
管理組合役員の業務引継ぎには、帳票類を始め、懸案事項や未処理事項を伝達することはもとより、理事就任期間中の問題を含め経験等を伝えることも大切な引継ぎになります。
以下に業務引継ぎに必要な帳票類や依頼中の事項その他懸案・心配事項をまとめてチェックシートにしています。プリントアウトしてご利用ください。
また管理会社変更やその他懸案事項に対して、専門委員会を作って、問題意識を共有する理事が任期切れ後も取り組んでいる管理組合もあります。詳しくは「専門委員会について」のページをご参照ください。
