スムーズな役員引継ぎについて
質の低下を防ぐための第一歩は十分な役員の引継ぎ。
管理組合において、新旧役員の交替は避けられません。 新旧役員役員の交代時期に「引継ぎ」が円滑に行われているマンション管理組合では、次期理事会の運営も旧理事会が取組んできた路線に沿って行われ、マンション内で発生している問題点の抽出も早いけ傾向にあり、前向きな理事会運営が行われている事が多いです。
実際に「輪番制」を導入しているマンション管理組合では、役員が「総入替」になってしまう場合、前期理事会が一生懸命取組んできた活動が、新理事会に継承される事が難しく、再度「一からの仕切り直し」になってしまいます。
それが、何期にも渡り行なわれることで、マンション管理組合独自での問題点の抽出や、改善事項が沙汰やみになってしまい、管理会社任せの管理組合になってしまいます。
新旧役員の引継は、引継書を作成している管理組合もありますが、大半は新旧合同の理事会で、通常総会議案書および通常総会議事録に基づいて行ないます。また通常総会の審議対象とならない理事会の事務的な事項および懸案事項と会計関係についても引継ぎをします。引継に際しては、次の書類について、引継目録を作成して行うのが望ましいことです。
| 項 目 | 内 容 |
| 鍵関係 |
□管理室の鍵、本数、保管者 □保管室の鍵、本数、保管者 □設備関係の鍵、本数、保管者 |
| 規約関係 |
□管理規約（原本） □協定および細則（原本） □管理組合創立総会議事録（正本） □通常総会および臨時総会議事録（正本） □理事会議事録（正本） |
| 管財関係 |
□設計図書一式 □修繕工事記録簿 □模様替許認可綴 |
| 会計関係 |
□予算案および決算報告書（正本） □管理委託契約書および仕様書 □駐車場利用契約書 □その他の契約書類 □現金 □預金通帳 □有価証券 □現金出納帳 □預金出納帳（管理費会計、修繕金積立金会計それぞれ） □収入支出基本台帳 □備品台帳 □固定資産台帳 □有価証券台帳（保険証書、債券など） □積立金台帳 □支払証拠書類 □収入および支出伝票 □伝票の附属書類 |
| その他 |
□理事会で継続して協議している事項 □管理組合でトラブルになっている事項とその処理経緯、現状 □管理会社との間で問題になっている事項 |
