理事会として保管すべき書類・図書
書類・図書はきちんと保管されていますか？
理事会の議事録からはじまり管理費や積立金会計の収納状況、エレベーター点検や共用部分清掃の記録、さらに居住者の入れ替え報告など様々な書類が存在し、各担当役員が毎回目を通すことになります。組合運営を円滑に進めるためには欠かせない業務ですが、同時にこうした書類を作成かつ保管することも管理組合の仕事のひとつとなります。
区分所有法やマンション標準管理規約で議事録の作成保管、管理規約原本の保管については条文化されていますが、その他の文書については特に定めがありません。そのため管理組合の状況に応じて独自に作成すればよいですが、ひとつの目安として以下に保管書類を紹介します。
平成15年6月に区分所有法が改正され、パソコンのハードディスクやコンパクトディスク(CD)などの電磁的方法による書類の保存が提案されています。
| 分 類 | 管理組合書類と保存期間 | 保存期間 |
| 分譲時の資料 | 管理規約原本・使用細則原本(全員承認印付) | 永久 |
| 売買契約書、重要事項説明書、アフターサービス基準 | 永久 | |
| 販売用パンフレット類 | 永久 | |
| 官公庁・近隣協定等(電波障害の補償をしている場合はその念書) 敷地境界確認資料 |
永久 | |
| 竣工図書(管理適正化法施行規則102条) (1)付近見取図 (2)配置図 (3)仕様書(仕上表を含む) (4)各階平面図 (5)2面以上の立面図 (6)断面図または矩計図(かなばかりず) (7)基礎伏図(きそふせず) (8)各階床伏図 (9)小屋伏図 (10)構造詳細図 (11)構造計算書(ＣＤによる保管も可) |
永久 | |
| 上記の図書以外に、あれば次の書類を保管する。 (1)設計関係図書(数量調書、竣工地積測量図等) (2)特定行政庁関係書類(建築確認通知書、日影協定書等) (3)開発許可申請書(近隣協定書等を含む) (4)消防関係書類 (5)機械関係設備施設の関係書類 (6)売買契約書関係書類 |
永久 | |
| 管理組合資料 | 総会議案書・議事録(資料も含む) | 永久 |
| 理事会議案書・議事録(資料も含む) | 永久 | |
| 特別決議時の出席票・議決権行使書・委任状 ※1 | 10年 | |
| 普通決議時の出席票・議決権行使書・委任状 ※1 | 5年 | |
| 管理組合印鑑(非現行分) | 5年 | |
| 共用部分の鍵 | 現行維持 | |
| 会計・契約関係 | 年次・月次決算書、監査報告書(過去分すべて) | 永久 |
| 現金 - | ||
| 預金通帳(使用済)、保険証券(満期・解約後) | 永久 | |
| 管理委託契約書(解約後) ※2 | 10年 | |
| 重要事項説明書(解約後) | 10年 | |
| 法定点検関係 | 特殊建築物定期調査報告書 | 5年 |
| 貯水槽清掃作業報告書 | 5年 | |
| 水質検査報告書 | 5年 | |
| 昇降機点検記録 | 5年 | |
| 消防設備点検報告書 | 5年 | |
| 消火ホース・連結送水管耐圧性能試験点検報告書 | 5年 | |
| 保守点検関係 | 修繕履歴簿(事故歴を含む) | 永久 |
| 昇降機点検記録 | 5年 | |
| 機械式駐車場保守点検記録 | 5年 | |
| 消防点検記録 | 5年 | |
| 排水管清掃記録 | 5年 | |
| 給水設備点検記録 | 5年 | |
| 水質検査記録 | 5年 | |
| 各種設備メンテナンス契約書類 | 永久 | |
| その他日常点検記録 | 5年 | |
| 修繕工事関係 | 長期修繕計画書(修繕積立金計画を含む) | 永久 |
| 建物診断報告書 | 永久 | |
| 修繕工事竣工図 | 永久 | |
| 工事請負契約書(設計図書、現場説明書、質疑回答書、請負契約約款、工事費内訳明細書、保証書等一式) ※3 | 永久 | |
| 見積書 | 永久 | |
| 数量内訳書(見積り内訳書) | 永久 | |
| 引継書 | 永久 | |
| 保証書 | 永久 | |
| 工事記録写真(工事前、工事後) | 10年 | |
| 小規模修繕 、緊急修繕工事の発注書(写し)・請書 |
次回の大規模修繕時まで | |
| 申込書等・契約書 | 専有部分修繕等工事申請書、承認・不承認通知書 | 永久 |
| 駐車場使用申込書 ※4 | 更新まで | |
| 駐車場使用契約書 ※5 | 更新まで | |
| トランクルーム使用契約書 | 更新まで | |
| 自転車置場使用申込書 | 更新まで | |
| ペット飼育届等 | 更新まで | |
| 居住者関係 | 区分所有者名簿・居住者名簿 | その都度更新 |
| 誓約書兼入居届等 | 5年 | |
| 譲渡・貸与予告届(マンションを売却・貸与するときの届出用紙) | 5年 | |
| 売買・賃貸借取引受託届(マンション取引仲介受託業者の届出用紙) | 5年 | |
| 管理組合加入届兼入居届(新区分所有者の届出用紙) | 5年 | |
| 管理組合退会届兼退去届 (マンションを譲渡したときの旧区分所有者の届出用紙) |
5年 | |
| 転出・転入届け ※6 | 永久 | |
| 退去届(マンション賃借人の転出時の届出用紙) | 5年 | |
| 長期不在届(マンションを1か月以上不在にするときの届出用紙) | 5年 |
注釈：
※1．委任状に関して、委任状による委任成立や、総会の定足数等の会議要件が問題とされず、異論なく決議がなされたような場合には、議事録作成後は、その保存性に乏しいというべきです。ただし、その点について後日の争いが発生するような場合もありますのでその点を考慮して一定期間保存しておくことが必要です。
※2．契約期間が終了し、改めて新規契約が締結された場合にも、旧契約による債権・債務が未履行の場合には、新規契約の中でこれについて特別の定めでもない限り、依然として履行義務が存在します。
例えば受託者が委託者の趣旨に従った業務を行っていなかったり、受託者が受託金の支払を怠っているような場合です。
ただし、これらの義務は原則として5年〜10年で時効が消滅します。
（商事消滅時効）
第522条
1．商行為によって生じた債権は、この法律に別段の定めがある場合を除き、５年間行使しないときは、時効によって消滅する。ただし、他の法令に５年間より短い時効期間の定めがあるときは、その定めるところによる。
（債権等の消滅時効）
第167条
1．債権は、10年間行使しないときは、消滅する。
2．債権又は所有権以外の財産権は、20年間行使しないときは、消滅する。
※3．一般に契約書は過去の契約締結の事実を証明する重要書類ですからスペースの許す限り保管しておくほうが望ましいでしょう。
※4．申込者の利用適格を審査するためのものですから、引き継ぐ駐車場契約の締結までの準備的なものであり、資格判定によってその目的は達成されます。ただし、業務の断続性の利便のため、契約終了時まで保管したほうがよいでしょう。
※5．契約期間終了後でも駐車料金の未払がある場合は、その支払が終わるまで保管しなければなりません。
※6．入居者の動静把握は、管理組合員の得喪に直結する重要な管理業務です。提出届出書には勤務先や緊急連絡先が記載されているのが通例ですから、それがほおんされていれば転出者の捜索が容易になります。
