理事会の議事録からはじまり管理費や積立金会計の収納状況、エレベーター点検や共用部分清掃の記録、さらに居住者の入れ替え報告など様々な書類が存在し、各担当役員が毎回目を通すことになります。組合運営を円滑に進めるためには欠かせない業務ですが、同時にこうした書類を作成かつ保管することも管理組合の仕事のひとつとなります。
区分所有法やマンション標準管理規約で議事録の作成保管、管理規約原本の保管については条文化されていますが、その他の文書については特に定めがありません。そのため管理組合の状況に応じて独自に作成すればよいですが、ひとつの目安として以下に保管書類を紹介します。
平成15年6月に区分所有法が改正され、パソコンのハードディスクやコンパクトディスク(CD)などの電磁的方法による書類の保存が提案されています。
災害時連絡先災害時緊急時連絡先
管理規約・細則等
委託契約書等
修繕工事関係
総会・理事会
予算・決算
各種設備点検報告書
分譲時資料
届出、その他書式
