電話 0120-377-251

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理事会の成立要件

理事会の成立の要件は過半数の理事の出席で開催されますが、監事を含めた全員参加が望まといえます。

理事会の運営

特に議題や問題がなくても、管理会社の担当者《フロントマンなど》に理事会に参加してもらい業務・会計報告を受け、毎月の管理費・修繕積立金の納入状況を把握することが大切です。

住民からクレームや要望が発生した場合、長い間放置しておくわけにはいきませんから、定期理事会を月1回開催するのが望ましいでしょう。

緊急に解決しなければならない問題等が生じたときは、臨時理事会を別途設け、議題にクレームや提案事項への対応があるときは、そのクレームや提案を出した住民本人にも参加してもらうといいでしょう。理事会だけで決済できる重要な議案を含まない場合は、その解決策を管理会社担当者に指示し、次回の理事会開催時に解決できたがどうかを確認します。

理事会で取り上げる議題は事前に通知し、議事録は下記の内容を記載した上で、出席理事の署名と捺印をし確認すること。 議事録に記載する事項は大体次の通りです。

1. 議事録の作成年月日

2. 議事録の表題(第○○期 第□回定期理事会 議事録)

3. 開催日時・場所・出席者

4. 議事(話し合ったことを順序通りに記す。各議題のタイトルおよび内容のポイントを簡潔に箇条書きにする。)

5. 次回の理事会予定日・場所

※1. 理事の代理人について

マンション管理規約によって、「理事が理事会にどうしても出席できないときは、代理人を立てることができる」としておけば、理事の代理人の理事会への参加を認めることができます。

ただしその場合、代理人になれるのは理事の配偶者や親か子(20歳以上)に限る等の制限を加え、代理人出席が認められるのは病気や事故などやむを得ない事情に限り、さらに委任状の提出を義務付けるなどの条件を設定しておくべきです。

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